Pengertian
Perencanaan
Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah
perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen
sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.
Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning
is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption
regarding the future in the visualization and formulating of proposed
activities believed necessary to achieve desired result”.
Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara
lain:
Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada
fakta, data dan keterangan kongkret.
Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang
memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan
datang.
Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut
tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu
kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk
merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau
perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan
melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.
Empat Tahap
Dasar Perencanaan
Semua kegiatan perencanaan pada
dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Ø Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau
serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau
kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan
menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.
Ø Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat
ini.
Pemahaman akan posisi
perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber
daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan
dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan
saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana
kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan
dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Ø Tahap 3 : Mengidentifikasi segala
kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta
kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor
lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai
tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan,
antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi
di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Ø Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses
perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian
tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif
terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Perencanaan
Operasional
Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan
taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek
(kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.
Perencanaan
Strategis
Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang
(lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini
adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai
rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan
langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis
biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.
Faktor Waktu
dan Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari
manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari
segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam
manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap
unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang);
perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/ pengkomunikasian;
monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal
dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling). Setiap unsur
harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing
definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses pengelolaan,
bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.
Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor
untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk mencapai
tujuan.
Di samping faktor proses dan objek juga harus
diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator,
pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut
mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut
pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai konsep-konsep
serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.
Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan
sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang
perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor,
seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan.
Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah
mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari
pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya
perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan kontroversi daripada
memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan dengan istilah goal dan
objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus
diadakan.
Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya
menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta
mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki
berdasarkan pertimbangan untung rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi
dalam pengambilan keputusan. Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi
faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap
kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:
Tujuan.
Policy.
Prosedur.
Progress (kemajuan).
Program.
Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin
mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga
fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat
disimpulkan, sebagai berikut:
Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat
garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan
pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua
anggota organisasi.
Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber
daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap
perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1. Waktu sangat diperlukan untuk
melaksanaakan perencanaan efektif
2. Waktu sering di perlukan setiap langkah
perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan
alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan
memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam
rencan harus dipertimbangkan.
Factor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah
seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini
tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan
manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai
teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan
teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke
sejumlah proyek-proyek kecil.
Daftar
Pustaka :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar