Kebutuhan
Akan Koordinasi
Untuk melihat kemampuan
seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam melakukan koordinasi
dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya,
yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para
karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana
yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan
keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang
diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi
seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang
berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung
pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat
ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen
berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh
manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan
erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk
mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam
saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan
oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:
1. Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled
interdependence)
Bilasatuan-satuan organisasi
tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian
tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk
suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yangberurutan (sequential
interdependece)
Dimana suatu satuan
organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain
dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal
interdependence)
Merupakan hubungan member dan
menerima antarsatuan organisasi.
Masalah
– masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam
sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan
departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay
W. Lorch adalah:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan
tertentu.
Para anggota dari departemen
yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana
cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2. Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih
memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode
waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan
masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan
komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang
bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang
dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam
organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda
untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan
– pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi adalah kunci
koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan,
penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang
dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan
pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang
efektif, yaitu:
· Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk mencapai koordinasi
yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar :
hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan
serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan
peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme-mekanisme
pengkoordinasian dasar
Dalam pengkoordinasian
dasar kita harus mengetahui mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan
:
1. Hirarki manajerial.
Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab
dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan
secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi
terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur
tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
Rencana
dan penetapan tujuan
Pengembangannya dapat
digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi
terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur
tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
1. Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi
potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi
saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini
dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
2. Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana
data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat
terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah
dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan
operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi
perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
3. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai
perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan
keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
a. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi
antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
b. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya
diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan
tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
c. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan
oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa
atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang
terus menerus dari seseorang.
d. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai
kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan
dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan
padad di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
e. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang
sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
4. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah
tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat
dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan
organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas
dapat berdiri sendiri.
5. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya
tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga
kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul
berkurang.
6. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri
sendiri.
Teknik ini
mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan
organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung
jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar